Transaksjoner er en sentral del av tjenesten. Uten transaksjoner kan man ikke se hvordan en konto utvikler seg over tid – så det er viktig å være disiplinert med å registrere transaksjoner for å få en nøyaktig oversikt over din økonomi. Vår tjeneste tilbyr noe som kalles dobbelt bokføring. Dobbelt bokføring innebærer at du angir både hvor mye som går inn på en konto og hvor mye som går ut av en konto. Fordelen er at du får nøyaktig informasjon av hvor penger kommer fra (til dine kontoer), og hvor dine penger havner. Foreløpig støtter vi to måter å registrere transaksjoner på. Enten kan du legge til ved hjelp av vårt registreringsskjema (se «Legge til transaksjon»), eller så kan du importere flere transaksjoner på én konto (se «Importere transaksjoner»). I denne veiledning får du også nyttige tips på hvordan du kan bokføre ulike typer transaksjoner.
Figur 1: Skjermbilde av transaksjonslisten.
For å holde god orden i dine transaksjoner i tjenesten, anbefaler vi å registrere hver transaksjon etter den er gjennomført. F.eks., kan du etter et kjøp av en vare i butikk, gå inn på ditt dashbord og trykke «Legg til transaksjon».
Figur 2: Skjermbilde av registreringsskjema for transaksjon.
En transaksjon må ha en dato og minimum to poster. Selv om beskrivelse, kommentar og vedlegg (kvittering, faktura, e.l.) er valgfritt, anbefaler vi å fylle ut informasjon i disse feltene også.
Du må ha minst to poster per transaksjon, der summen av «Inn på konto» er lik summen av «Ut av konto» for at transaksjonen skal være registrert riktig. Dersom summen ikke er lik, kan det medføre feil i beregninger og visning av transaksjoner. Du kan ha flere enn to poster, f.eks., ha én konto med «Ut av konto» beløp og to kontoer med «Inn på konto» beløp (se «Flere utgifter i én transaksjon» for mer informasjon).
Dersom du har mange transaksjoner å legge til, kan det være tidkrevende å gå gjennom hver transaksjon og bruke skjema. Vi tilbyr muligheten for å importere flere transaksjoner, noe som gjør det enkelt og effektivt. Foreløpig støtter vi å importere en Excel-liste av transaksjoner for én konto om gangen. Dette kan f.eks. være en transaksjonsliste du er eksportert fra din bank knyttet til en av dine bankkontoer.
Du kan starte en ny import ved å navigere til Transaksjoner -> Importer til konto, eller gå inn på en spesifikk konto og trykke på «Importer transaksjoner». Dersom du følger det sistnevnte, vil den kontoen (hovedkonto) bli valgt automatisk og du trenger kun å velge fil som du vil laste opp.
Det andre steget i prosessen er å velge hvilke kolonner som skal knyttes til verdifelt under registreringen. Datofeltet er påkrevd og du må enten velge én kolonne for Beløp, eller sette kolonner på Inn på konto og Ut av konto. Dersom du setter en kolonne for Beløp, vil en positiv verdi tolkes som beløp som kommer inn på hovedkontoen og negativ verdi vil tilsvare ut av hovedkontoen.
Det siste steget består av å sette motkonto på alle transaksjonene i listen. Det kan derfor være lurt å ikke inkludere for mange transaksjoner i hver import. Motkonto er en annen konto enn hovedkontoen (valgt i første steg) og vil ha motsatt flyt av beløpet (f.eks. dersom beløpet går ut av hovedkonto, vil det gå inn på motkonto). Det er en begrensning her ved at du kun kan velge én motkonto, så dersom en transaksjon skal ha flere motkontoer blir du nødt til å redigere transaksjonen i etterkant.
En grei måte å finne ut av om du har registrert alle transaksjoner tilknyttet en av dine bankkontoer, er å sjekke om saldo i banken stemmer overens med balansen i tjenesten. Dersom den ikke stemmer og du har registrert de transaksjonene du ønsker, kan det være at du har tidligere transaksjoner på kontoen i banken. Det kan være flere grunner til å utelukke noen transaksjoner, f.eks., ved eldre kontoer der hele historikken ikke er nyttig for ditt formål.
For å håndtere slike situasjoner, kan du registrere en egen transaksjon for å «sette penger inn» på konto. Dette kan gjøres enkelt ved å opprette en eiendel kalt «Egenkapital» (se registrering av konto). Du kan så opprette en transaksjon med beskrivelsen «Inngående saldo», der du setter det beløpet som er nødvendig for å få lik saldo som Ut av konto på den nyopprettede kontoen «Egenkapital» og Inn på konto på din bankkonto.
Som oftest kommer du i besittelse av en eiendel gjennom et kjøp. Dette kan gjelde bilkjøp, boligkjøp eller kjøp av annen eiendel. Når du kjøper en eiendel er det gjerne et beløp som går fra én eller flere av dine kontoer til selgers konto. Dette er ikke en utgift, ettersom at du egentlig flytter en verdi du eier fra en konto til en annen konto, som du senere kan selge til andre.
For eksempel, når du kjøper en bolig for kr 2,500,000 har du ikke brukt de pengene på en utgift, men flyttet verdien til en bolig. Måten å bokføre et slikt kjøp kan gjøres på følgende måte:
Legg til ny transaksjon med følgende poster:
Når du har lagt til transaksjonen blir verdien på eiendelen synlig i dashbordet og blir brukt for å beregne egenkapitalen (eiendeler + gjeld) din. Dette er essensielt dersom du har kjøpt eiendelen med lånte midler slik at du kan avgjøre om du har kapasitet til å ta opp mer gjeld.
Prosessen ved salg av en eiendel har en del likheter med kjøp, men det er en viktig forskjell å huske på når du skal bokføre salget. Salgssummen kan være lik, lavere eller høyere enn den verdien du har registrert på eiendelen din. Det du må huske er at etter et salg skal verdien være 0 på eiendelen (du eier den ikke lengre og har derfor ingen verdi i den). Dersom salgssummen er ulik verdien, må du bruke en annen konto i tillegg. Ved lavere salgssum enn verdien har du et realisert tap (utgift) og ved en høyere salgssum har du en realisert gevinst (inntekt). Legg til konto (inntekt eller utgift) og bruk den når du bokfører salget.
En eiendel kan enten stige eller falle i verdi over tid. For å reflektere endringer i verdien kan du registrere egne transaksjoner på dette. Hyppigheten for slike transaksjoner kommer an på hva eiendel faktisk er (påvirker hvor ofte verdien endres) og ditt behov (f.eks. oversikt for skatteformål trenger kun å bli endret en gang i året), men vil som oftest være mellom månedlig og årlig.
Vi anbefaler at du registrerer en ny inntektskonto kalt «Urealisert gevinst» og en utgiftskonto kalt «Urealisert tap». Hvor detaljert du ønsker å se gevinst/tap er opp til deg, så du kan ha egne kontoer for bolig, bil, aksjer, osv. om du ønsker. Du kan registrere transaksjoner på følgende måte ved verdistigning/-fall:
Eksempel 1: Bil stiger med kr 1,000 i verdi
Eksempel 2: Bil faller med kr 1,000 i verdi
Når du registrerer verdistigning/-fall oppnår du en bedre oversikt over eiendelene dine, som igjen kan brukes til å planlegge økonomien din bedre.
Når penger settes inn på gjeldskonto, blir det tolket som en nedbetaling av gjelden – altså, resterende gjeld minsker. Det er ofte utgifter knyttet til gjeld, slik som renter og omkostninger, så du må ta høyde for dette når du registrerer nedbetaling av gjeld. For eksempel, hvis du setter inn kr 1,000 på en gjeldskonto, men du har betalt kr 50 i renteutgifter og kr 5 i omkostninger av beløpet på kr 1,000, har du nedbetalt kr 945 av gjelden. For å inkludere utgiftene i dette tilfellet, kan du legge til én post på «Renteutgifter» (kr 50 inn på konto) og én post på «Omkostninger» (kr 5 inn på konto), og de resterende kr 945 går inn på gjeldskontoen. Da vil du nå få det nøyaktige beløpet som gjenstår på gjelden din.
Det finnes flere grunner til hvorfor du mottar penger fra en venn eller to. Avhengig av grunnen til betalingen, finnes det ulike måter å håndtere transaksjonene på og det er ikke nødvendigvis én metode som dekker alle tilfeller.
Dersom du legger ut for venner, er det som regel best å tilbakeføre det beløpet de overfører til deg, fra utgiftskontoen. Slik får du et mer nøyaktig bilde av dine utgifter tilknyttet transaksjonen. For eksempel, du betaler kr 1,000 for middag på restaurant for deg og en venn. Dere blir enige om å dele beløpet likt og vennen din overfører kr 500 til deg senere. Da kan du opprette en ny transaksjon der du trekker kr 500 fra restaurantkontoen og betaler inn på din konto.
Et annet tilfelle er dersom du mottar et beløp i f.eks. bursdagsgave. I dette tilfellet er beløpet en inntekt for deg og du kan bokføre beløpet fra en inntektskonto (f.eks., «Gaver»). Dette gjelder også dersom du gir en gave, men da fører du på en utgiftskonto istedenfor en inntektskonto.
Andre tilfeller som ikke er relatert til et utlegg eller gave kan være vanskelig å kategorisere, f.eks., på grunn av at transaksjonen fant sted for en stund siden og du har glemt grunnen til den. Da finnes det primært to ulike fremgangsmåter; enten kan du bruke en gjeldskonto (fra og til), eller en inntektskonto og utgiftskonto. Ved å bruke gjeldskonto unngår du at en venneoverføring blir tolket som inntekt eller utgift, og blir sånn sett separert fra enkelte analyser og rapporter. Ulempen her er at det kan tolkes som «evig gjeld», altså, den kan både stige og falle uten å bli helt nedbetalt. Ved å bruke både inntektskonto og utgiftskonto unngår du «evig gjeld», men det medfører at inntektene og utgiftene er lite oversiktlige og varierer over tid.
Det beste er dersom du kan plassere en vennebetaling som utlegg eller gave. I andre tilfeller må du finne den løsningen som passer deg og din økonomi bedre.
Noen ganger kan det være nyttig og nødvendig å splitte en transaksjon i flere kategorier. For eksempel kan det hende at du har handlet ulike varer, men betalt i én transaksjon. En fordel med dobbelt bokføring er at det er enkelt og effektivt å splitte en transaksjon.
La oss si at du har en utgiftskonto for «Dagligvarer», «Husholdningsartikler» og «Alkohol og tobakk» som du ønsker å ha oversikt over og sette opp egne budsjettposter på. Dersom du har utført følgende handel i en butikk:
er det ikke påkrevd at du fører alle kostnader på én konto. Istedenfor kan du opprette én transaksjon med følgende poster:
Figur 3: Skjermbilde av transaksjon med flere utgifter.
Slik kan du oppnå en detaljert oversikt over dine utgifter. Denne metoden for bokføring fungerer også motsatt vei. Dersom du utfører et kjøp der du betaler med både kontanter og et betalingskort, kan du registrere én transaksjon med flere kontoer der et delbeløp går ut av, f.eks., kr 100 ut av «Kontanter» og kr 300 ut av «Brukskonto».
Hva du fører som utgift eller som eiendel er opp til deg, men du kan ha nytte av å føre ting opp som eiendel. En tommelfingerregel du kan bruke; er det en forbruksvare (utgift) eller en ting med lengre levealder (fra 3-5 år). Møbler og interiør er et godt eksempel på noe som bør være en eiendel og ikke utgift. Dette er ting som gjerne har lengre levetid og som du kanskje bytter ut senere og selger videre. Klær og sko er litt mer vanskelig å avgjøre siden det er noen ting som blir fort utslitt (sokker, undertøy), mens andre har lengre levetid (dress, kjole, høykvalitetsklær).
Det er flere fordeler ved å registrere ting som eiendeler, blant annet: